Tutoriel Asana | Simplifiez la gestion de vos projets

Dans ce tutoriel Asana, je vous présente un outil performant pour la gestion de vos équipes, de vos projets et de vos tâches.

En quête de temps? Entreprenez votre virage numérique!

En tant qu’entrepreneur, vous avez évidemment plusieurs projets en cours, des idées à faire germer, des suivis à ne pas oublier, et je pourrais continuer longtemps.

Nous assistons présentement à une immense évolution de l’univers numérique, et une vaste sélection de logiciels et applications peuvent supporter plusieurs fonctions de votre entreprise sans que vous ayez à posséder de grandes connaissances informatiques. Ces solutions sont bâties par des experts, et leur objectif est que tout le monde puisse y accéder, qu’il y ait une forte utilisation et une fidélisation au fil du temps.

Comme certains d’entre vous n’êtes pas familiers avec le web et tout ce qui l’entoure, je vous ferai part dans cette série d’articles de mes logiciels préférés, et dont je vous recommande l’utilisation. Vous pourrez ainsi graduellement effectuer la transformation numérique de certaines fonctions de votre entreprise, et par le fait même y gagner du temps, et de la tranquillité d’esprit.

Simplifiez et structurez le suivi de vos projets

Avec Asana, vous serez en mesure de déposer vos idées de façon organisée et en suivre l’évolution, n’importe quand, n’importe où, mais pas n’importe comment !

Petit retour sur les bases de la gestion de projets

Je ne vous apprend rien en affirmant que nous avons tous besoin de nous organiser. Chacun a sa méthode, qu’elle soit papier, virtuelle ou un mélange des deux. Les bienfaits d’écrire ses idées sur papier avec un vrai crayon ont été démontrés, autant au niveau de la mémorisation que de la créativité qui en découle, et je ne diminue pas ce médium, au contraire.

Par contre les possibilités de suivi, de partage et d’automatisation que permettent les logiciels de gestion de projets sont un avantage certain pour gagner en efficacité.

Les principales fonctions qu’un logiciel de gestion de projets doit vous offrir sont de pouvoir noter les projets (ou idées!), y insérer des tâches (et des sous-tâches), établir les diverses échéances, priorités, produire des rapports et permettre de partager à des collaborateurs externes, pour ainsi centraliser vos suivis et communications.

Concrètement, un logiciel comme Asana vous permettra de déposer, organiser, et oublier votre charge mentale entrepreneuriale !

Une panoplie de logiciels et applications disponibles

Le logiciel que je vous propose n’est pas le seul qui peut effectuer le même genre de fonctions. Les logiciels les plus populaires sont Monday, Trello, Wrike, Nutcache, et l’offre ne cesse d’augmenter.

Le principe reste le même, organiser des projets, des tâches, des ressources, dans le temps. À vous de choisir celui qui vous convient le mieux.

Pourquoi je vous propose Asana ?

Parce que c’est le logiciel que j’utilise depuis 2018, qu’il est disponible en français, et que la version gratuite est suffisante pour répondre à mes besoins de gestion de projets en tant que travailleuse autonome.

Inclus dans la version gratuite (et amplement suffisant selon moi)

Nombre de tâches illimité
Nombre de projets illimité
Nombre de messages illimité
Journal complet des activités
Stockage illimité de fichiers (100 Mo par fichier)
Travail en équipe (jusqu’à 15 personnes)
Projets en vue Liste, Tableau et Calendrier
Responsables et échéances
Aperçu de projet
Brief de projet
Applications mobiles pour iOS et Android
Suivi du temps grâce aux intégrations
+ de 100 intégrations gratuites

Les plus de la version payante Premium ($ US 10,99 / mois)

Chronologie
Tableau de bord
Recherche avancée et rapports
Champs personnalisés
Invités gratuits illimités
Formulaires
Règles prédéfinies, nombre illimité d’actions
Jalons
Console d’administration
Équipes et projets privés

Asana est disponible en français, et sa version gratuite suffit amplement à faire le suivi de vos projets simplement et efficacement.

Commencer l’utilisation avec un exemple de projet

L’idéal pour débuter votre utilisation d’Asana et de bien comprendre son fonctionnement, c’est de vous lancer dans un premier projet! Pour vous faciliter le tout, je vous ai préparé un fichier qui vous permettra d’avoir en quelques clics un projet devant les yeux et de faire vos test avant de le faire avec vos projets à vous.

Je vous invite donc à télécharger ce fichier .csv sur votre ordinateur, qui contient les informations requises pour créer un projet et l’importer dans Asana. Ce fichier est un échantillon de tâches reliées à la fonction Marketing, un des divers chapeaux que vous portez en tant que travailleur autonome.

Ensuite, direction Asana pour créer votre compte gratuit ! Lorsque la création de votre compte sera effectuée, vous pourrez créer votre premier projet avec le fichier que je vous ai fourni, en suivant ces quelques étapes.

Voir le tutoriel détaillé d'importation d'un projet [ + ]

Créer le projet et importer le fichier .csv

Dans le coin supérieur droit de votre écran, sur le site d’Asana, vous verrez un « + » près de la barre de recherche, qui vous permet de créer un projet en plus de d’autres options. En sélectionnant l’option Projet vous pourrez ensuite indiquer si vous désirez utiliser un fichier d’importation, un modèle ou un projet vierge.

Wizzdom_Asana_Creer-projet

Vous pourrez ensuite sélectionner l’option « Importer une feuille de calcul ».

Wizzdom_Asana_Creer-projet-CSV

Et indiquer le nom de votre projet, dans ce cas-ci nous utiliserons « Marketing ». Il ne vous restera qu’à sélectionner votre fichier à importer.

Wizzdom_Asana_Selectionner

Voici l’endroit pour sélectionner votre fichier (je vous ai fait un modèle que vous pouvez télécharger).

Wizzdom_Asana_Selectionner

Finaliser l’importation et corriger les caractères spéciaux

Lorsque votre importation sera débutée, vous verrez à l’écran un échantillon de vos données et pourrez les valider avant de poursuivre.

Il y a de fortes chances pour que les accents et caractères spéciaux aient besoin d’être corrigés, dans ce cas il faut cliquer sur « Apporter des modifications ».

Wizzdom_Asana_Modifier-projet

Vous pourrez alors sélectionner Windows ou Mac selon votre besoin.

Wizzdom_Asana_Correction-UTF-8

Il ne vous reste qu’à cliquer sur « Continuer vers le projet ».

C’est tout, votre projet est en cours d’importation ! Soyez patients, cela va prendre un peu plus de 30 secondes, c’est normal.

Wizzdom_Asana_Importation-patience

Consulter votre liste de tâches sous plusieurs angles et de tous vos appareils

Créer des modèles et les réutiliser

Vous pouvez réutiliser vos modèles avec ces deux principales méthodes, soit en dupliquant un projet (ou une tâche), ou en important un fichier modèle.

Dupliquer un projet

Pour dupliquer votre projet, il vous suffit de cliquer sur la flèche dans le haut, près du nom de votre projet.

Importer un fichier modèle

Comme je vous l’ai démontré dans le tutoriel détaillé d’importation d’un projet, vous pouvez utiliser des modèles de projets. Vous pouvez exporter n’importe quel projet de votre Asana pour le convertir en modèle. Voici comment.

Collaborer avec des utilisateurs externes

Avec la version gratuite d’Asana, vous avez accès au partage de vos équipes, de vos projets, et de vos tâches. C’est un grand avantage si vous collaborez fréquemment avec des clients, partenaires ou pigistes.

Un des principaux bénéfices de partager vos équipes, projets, ou tâches, c’est le partage d’informations. En effet, les éléments partagés seront visibles des autres membres, et ils recevrons des notifications pour les en aviser (ajout d’une tâche, commentaire, document, etc.).

Vous enverrez probablement beaucoup moins de courriels de suivi!

Partager une équipe

À gauche de votre écran, vous verrez la liste de vos équipes. Pour partager cette équipe avec un utilisateur externe, vous n’avez qu’à « Inviter » ou « Ajouter un membre ». En partageant l’équipe, tous vos projets ajoutés seront accessibles par tous les membres.

Vous pourrez également définir le niveau d’accès pour chacun d’entre-eux.

Partager un projet

De la même manière que vous avez partagé l’équipe, vous pouvez partager un projet en particulier. L’avantage est que les membres du projet ne voient pas tous les projets de l’équipe, seulement ceux dans lesquels ils sont invités.

Partager une tâche

Vous pourriez avoir à partager seulement une ou des tâches du projet, vous pourrez alors « Ajouter des collaborateurs », ou tout simplement l’attribuer à une personne en particulier.

Ajouter le complément Asana à Outlook

Pour sauver plusieurs précieuses minutes, un truc incontournable, si vous utilisez Outlook, est d’ajouter le complément. Vous apprécierez certainement de pouvoir transférer un courriel vers Asana en quelques clics de souris!

Voici comment l’ajouter

Dans votre logiciel Outlook, vous trouverez dans votre menu (ou ruban) la section « Télécharger un complément ».

Vous pourrez alors rechercher le complément « Asana for Outlook ».

Une fois installé, le complément sera ajouté à votre menu (ou ruban) et vous pourrez l’utiliser. Lors de la première utilisation, vous devrez vous connecter à votre compte Asana pour qu’Outlook ait la permission d’y ajouter des tâches.

Par la suite, ce très sera rapide, car vous n’aurez plus à l’installer et à vous identifier. Vous n’aurez qu’à cliquer sur votre complément Asana lors de la lecture d’un courriel pour créer une tâche qui s’ajoutera directement dans le projet que vous aller pointer.

Une multitude de ressources disponibles

Le site d’Asana regorge de guides pour vous aider

Avoir un logiciel performant et gratuit c’est super, mais encore faut-il qu’il soit facile à utiliser et à comprendre pour tous les types d’utilisateurs.

Asana l’ont compris, je ne réinventerai pas la roue pour eux. Ils ont une section très élaborée dédiée à tous leurs guides, qui répondra à toutes vos questions, même celles que vous ne vous posez pas encore.

Vous trouverez également sur le web des articles intéressants (Google est votre ami).

Si vous désirez aller encore plus loin, et suivre une formation complète, je vous invite à consulter cette formation en ligne. J’ai d’ailleurs retardé la publication de mon article de quelques mois, question de ne pas interférer avec son lancement 😉

J’espère que vous aimerez ce logiciel de gestion de projet autant que moi.

Avec Asana, vous aurez la tête plus tranquille, et pourrez diriger vos énergies vers les tâches qui apportent réellement de la valeur à votre entreprise.

Besoin d’une alliée qui vous aide à accomplir toutes ces tâches ?

Prenez contact avec moi