Simplifiez la gestion de vos projets avec Asana
Dans ce tutoriel Asana, je vous présente un outil performant pour la gestion de vos équipes, de vos projets et
Une réunion virtuelle à planifier?
D’abord et avant tout, avez vous déjà un outil de réunion à distance, ainsi que vos invités? Si ce n’est pas le cas, je vous invite à consulter et partager le tutoriel Zoom : Apprenez-en plus sur cet outil de réunion à distance qui explique les bases de l’utilisation de ce logiciel.
Voici quelques éléments clés pour l’organisation de votre prochaine rencontre à distance
Dans cet article
Est-ce que cette réunion aurait pu être un courriel ?
Dans le contexte que nous vivons, maintenant que la COVID-19 fait partie de nos vie et que la distanciation sociale est de mise, il est devenu évident que le mode de réunion à distance est à privilégier. Mais il faut d’abord se questionner sur la pertinence de la tenue de chaque réunion.
Cette étape peut paraître simpliste, mais bon nombre de réunions qui ont lieu physiquement ou virtuellement auraient aussi pu se résumer dans une communication écrite, un tutoriel, un sondage, etc. Il faut se questionner sur la nature du contenu que l’on veut transmettre. Est-ce de l’information, un dialogue, une formation, une réflexion collective, une prise de décision, ou un 5 à 7 virtuel ?
La réunion virtuelle demeure avant tout un espace d'échange interactif permettant aux participants de se voir entre eux, de prendre la parole, et de partager de l'information.
Réunion virtuelle ou webinaire, lequel choisir ?
Pour vous aider à sélectionner le bon mode de rencontre virtuelle, il est bon de se demander si l’on veut s’adresser au groupe ou aux participants individuellement, et quel type de contenu sera présenté.
La réunion virtuelle, pour un groupe qui interagit sur des idées
Ce mode de rencontre encourage naturellement le partage d’idées et la cohésion de groupe, puisque tous les participants peuvent se voir en mosaïque. Dès qu’un participant prend la parole, il apparaît en vignette principale à l’écran. Il faut parfois s’en méfier, car si le micro est allumé, même un éternuement peut causer une apparition surprise !
Avec ce type de réunion, il est bon de prévoir une liste de sujets à aborder. Plus il y a d’idées à échanger, plus la réunion aura avantage à être animée par une personne qui fera office de modérateur, afin de s’assurer que tous les sujets sont couverts et que tout le monde peut s’exprimer.
Le nombre optimal d’invités pour une bonne interaction est autour de 10 à 15 participants, mais la plupart des forfaits vont bien au-delà. De plus, l’audio ne permet qu’un interlocuteur à la fois, cela devient donc rapidement cacophonique si la discussion s’emballe, car le son coupe constamment !
Le webinaire, pour présenter à une communauté qui participe
Le webinaire, quant à lui, permet de d’augmenter la confidentialité des participants et de contrôler le contenu vidéo de la présentation. Seuls l’animateur et les conférenciers peuvent apparaître à l’écran et avoir accès à la liste de personnes connectées à la rencontre.
C’est le mode le plus adapté pour une présentation devant un grand nombre de participants. L’interaction entre les invités est tout de même possible avec la fonction de sondage, les questions/réponses et la messagerie.
Calculer judicieusement la durée de la réunion
Une réunion virtuelle demande plus d’énergie qu’une rencontre en personne. Cette fatigue supplémentaire s’explique par plusieurs facteurs dont certains sont présentés dans cet article fort intéressant (en anglais).
Dans cette optique, une durée réaliste pour une conférence virtuelle est d’environ 1 h 30. Si la réunion doit se prolonger au-delà de cette durée, il est préférable de planifier une pause et d’en aviser les participants en début de réunion. Cela permettra à tous de savoir à quel moment concentrer leurs besoins personnels et de conserver leur taux d’attention. Également, il est sage de vérifier les options de votre forfait de vidéoconférence, car en tant qu’animateur, vous avez une limite de durée et d’utilisateurs à considérer.
N’oubliez pas qu’il faudra vous connecter avant le début de la réunion. Plus le nombre de participants est élevé, plus il faut considérer ouvrir l’accès à la réunion une quinzaine de minutes avant l’heure réelle pour vous assurer que les personnes qui ont besoin d’assistance auront le temps de tout mettre en place avant le commencement. Avec l’habitude, cette étape préalable sera de moins en moins longue.
Étapes influant sur la durée d’une réunion
Avant
- Ouverture de la réunion et test de l’équipement
- Connexion des participants
Pendant
- Présentation de l’animateur, conférenciers, participants
- Explication des fonctions pour interagir
- Présentation du contenu, des documents, échanges d’idées
- Sondage, vote, période de questions
Transmettre une invitation aux participants
Dès que la date de la rencontre est confirmée, vous pourrez transmettre aux autres participants le lien (URL) vers la réunion. La méthode optimale est d’envoyer une invitation à partir de votre calendrier, afin que la réunion se place dans leurs agendas respectifs.
Les essentiels de l’invitation à une réunion virtuelle
Objet du courriel
Soyez clair sur l’objectif de la rencontre et que celle-ci sera en mode virtuel.
Lieu
Vous pouvez insérer le lien (URL) vers la réunion, les participants pourrons cliquer et être dirigés automatiquement vers la réunion au moment voulu.
Heure
Indiquez l’heure réelle du début de la réunion, pas celle de la période de connexion
Message
Ajoutez à nouveau le lien vers la réunion et mentionnez le mot de passe de la réunion, s’il y a lieu. Vous pouvez également indiquer le numéro de téléphone à joindre en cas de problème de connexion internet.
Si vous planifiez être présent à l’avance pour le soutien technique, indiquez l’heure. Je vous suggère fortement de proposer aux participants d’installer le logiciel qui servira à la rencontre et de tester leur équipement avant la date prévue.
Faire un rappel contenant le lien vers la réunion
J’aurais pu inclure ce point dans la section précédente, mais cette étape va vous sauver tellement de suivis que j’insiste pour la mettre en évidence !
Si possible, faire le rappel par courriel le jour même et, surtout, insérer à nouveau le lien vers la réunion, le mot de passe si pertinent et le numéro de téléphone en cas de panne internet. Cela évitera que vous receviez des messages à la dernière minute de la part de vos participants en état de légère panique. Vous pouvez aussi faire un rappel pour le tutoriel d’installation disponible ici.
Préparer vos contenus à partager
Votre réseau internet sera sollicité durant la rencontre, vous éviterez de le surcharger en vous assurant que l’accès aux contenus soit le plus fluide possible.
Documents
Avant la réunion, assurez-vous d’avoir enregistré tous vos contenus à partager directement sur votre ordinateur. Il est préférable que les documents soient en mode présentation (diaporama) pour que chaque diapositive change à chaque clic. Si vous vous servez de la roulette de votre souris pour développer le contenu, le défilement aura un effet étourdissant sur votre public.
Vidéos
Si vous montrez un contenu vidéo en partage d’écran, il est important de savoir que l’audio devra être ajusté dans les paramètres de la réunion. Par défaut, c’est l’audio du micro qui envoie du son dans l’application, et dans le cas d’un partage vidéo c’est l’audio de l’ordinateur qui doit être partagé.
Vous pourriez contourner facilement cette procédure en envoyant le lien vers la vidéo à tous les participants directement dans la messagerie.
Préparer les textes pour la messagerie et le sondage
Ouverture et clôture de la messagerie instantanée
En début de réunion, lorsque vous informerez les participants à propos des différentes fonctions pour interagir, vous pourrez en profiter pour ajouter un court message de salutation dans la messagerie instantanée. Il permettra aux participants de se familiariser avec cette fonction, souvent appelée « chat ».
C’est l’occasion de mettre un lien vers votre site Web, un vidéo, ou d’ajouter des documents. Tous les participants pourront y accéder directement.
En invitant les participants à indiquer leur état d'esprit dans la messagerie, en quelques mots, vous stimulerez la participation et la cohésion de groupe tout en finesse.
Vous pouvez également prévoir le contenu du message de remerciement. Sachez que lorsque la réunion sera terminée, les participants n’auront plus accès à l’historique de la conversation.
Questions de sondage
En tant qu’animateur de réunion, vous avez aussi l’option de proposer un sondage directement dans la réunion. Chaque participant pourra répondre au sondage et les résultats seront affichés interactivement pour tous.
Il est préférable d’intégrer les questions et les choix de réponse avant le début de la réunion afin de ne pas occasionner de délai pendant la rencontre. Chaque logiciel de vidéoconférence a sa propre méthode pour intégrer le contenu, vous pourrez vous référer aux guides d’utilisation selon le logiciel que vous utiliserez.
Ensuite, vous n’aurez qu’à activer le sondage au moment voulu pendant la réunion et le terminer lorsque tous les participants auront voté.
Planifier un plan B
La tenue d’une réunion virtuelle est totalement dépendante de votre accès à internet et celui de vos invités. Il est primordial de planifier une ou deux options supplémentaires.
Faire la réunion par téléphone
Lorsqu’une réunion est planifiée, en plus du lien de réunion, il y a un numéro de téléphone qui est indiqué pour permettre aux participants de joindre la réunion avec une ligne téléphonique fixe au lieu de l’audio de l’ordinateur. Vous pourriez donc faire la rencontre en conférence téléphonique.
La méthode la plus simple pour sécuriser cet aspect est de préparer un courriel contenant un message avec le numéro de téléphone à appeler en cas de problème de connexion. Laissez ce courriel dans vos brouillons et préparez la liste d’envoi. Assurez-vous surtout que le courriel soit accessible depuis votre téléphone, qui a moins de risque d’être affecté par une panne de réseau ou d’électricité. Vous pourrez ainsi l’envoyer à tous les participants rapidement en cas de problème !
Partager un document
Si la conférence téléphonique ne peut pas être envisagée, il y a aussi l’option de transmettre l’ordre du jour par courriel ou, encore mieux, fournir un lien vers un document partagé. Vous pourrez inviter les participants à prendre connaissance du contenu, à y ajouter leurs commentaires et à faire avancer les échanges d’idées d’ici à la prochaine rencontre.
Tester l’équipement et l’environnement
Audio
C’est primordial pour entendre tout ce qui se dit ! Vous pouvez être connecté à l’audio par le son de l’ordinateur, un téléphone, un casque d’écoute ou un haut-parleur. Il est préférable de les recharger et de les tester avant la conférence pour éviter des surprises lors de la connexion ou pendant la réunion. Le mieux est d’avoir votre audio principal connecté et d’avoir une solution de rechange à portée de main.
Micro
L’essentiel si vous prévoyez échanger avec les autres et prendre la parole. La plupart des ordinateurs portables et caméras web ont un micro intégré, vous pourrez donc facilement vous connecter au micro et à la vidéo.
Vidéo
Pour que vous soyez en mesure d’apparaître à l’écran, il faut avoir une caméra web. Il y en a une qui est intégrée à la plupart des ordinateurs portables et vous pouvez aussi acheter une caméra à installer sur votre écran pour une meilleure résolution d’image.
Visuel de fond
Cette partie dépend du niveau de confidentialité que vous désirez conserver, car tout le monde verra ce qui se passe derrière vous. Vous avez intérêt à tester avant la rencontre si l’endroit est bien choisi, que vous n’avez pas de fenêtre derrière vous (contre-jour) et que votre entourage est au courant qu’il faut éviter de circuler en pyjama. Un pensez-y bien !
En cas de besoin, vous pourriez aussi mettre un fond d’écran virtuel comme ceux proposés par Netflix et Star Wars ou en personnaliser un avec Canva ! Mais attention, le niveau de sérieux de la rencontre va baisser d’un cran 😉
Il ne me reste qu’à vous souhaiter une excellente réunion !
Lors de vos réunions virtuelles, soyez attentif au langage non-verbal des autres participant.es.
Il se pourrait qu’une personne tente de vous informer qu’elle a besoin d’aide.
Dans ce cas, il faut rapidement et discrètement lui proposer du soutien.
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